하루에도 수십 통씩 작성하는 이메일, 그 중 상당수는 반복되는 유형이거나 틀만 다를 뿐 유사한 내용인 경우가 많습니다. 이런 반복 작업은 Notion AI를 통해 자동화할 수 있습니다.
이번 글에서는 Notion AI로 이메일 초안을 작성하는 실무 활용법을 다양한 예시와 함께 소개합니다. 시간은 줄이고, 커뮤니케이션 품질은 높이고 싶다면 지금 바로 시작해보세요.
1. Notion AI 이메일 작성 기능의 특징
- 톤 조절 가능: 정중하게, 간결하게, 친근하게 등 요청 가능
- 프롬프트 기반 생성: 상황만 설명하면 전체 문장 자동 작성
- 자동 수정 및 보완 기능: 내용 요약, 문장 다듬기까지 지원
특히 실무자에게 자주 필요한 보고, 요청, 안내, 사과, 회신 등 다양한 목적의 이메일 초안을 쉽게 만들 수 있습니다.
2. 기본 사용법
- Notion 페이지를 열고 텍스트 블록을 선택합니다.
/AI또는 ‘Ask AI’ 기능을 클릭합니다.- 프롬프트 입력: “신청 마감일 연기 안내 이메일을 작성해줘. 공손한 톤으로.”
- 생성된 이메일 초안을 확인하고 필요한 부분 수정
3. 상황별 이메일 작성 예시
① 일정 연기 안내
“이번 프로젝트 마감일이 부득이하게 변경되었습니다. 클라이언트에게 정중하게 알리는 이메일을 써줘.”
결과 예시:
안녕하세요, 프로젝트 관련하여 안내드립니다. 당초 예정되었던 마감일은 내부 일정 조정으로 인해 3일 연기되어 **4월 30일(화)**로 변경되었음을 알려드립니다. 일정에 불편을 드려 죄송하며, 더욱 완성도 높은 결과로 보답드리겠습니다. 감사합니다.
② 회의 일정 조율
“다음 주 회의 일정을 조율하는 이메일을 작성해줘. 상대방이 선택할 수 있도록 옵션을 제시해줘.”
③ 견적서 송부
“제품 견적서를 보내는 메일을 작성해줘. 첨부파일 안내도 포함해줘.”
4. 문장 스타일 변경하기
- 공식적인 톤: “정중하고 격식 있는 문장으로 바꿔줘.”
- 간결한 스타일: “요점을 중심으로 간단하게 줄여줘.”
- 친근한 스타일: “캐주얼하고 부드러운 어투로 바꿔줘.”
한 문장으로 여러 버전의 이메일을 생성하고 비교해볼 수 있어 상황에 맞는 최적의 표현을 선택할 수 있습니다.
5. 활용 팁
- 반복되는 이메일은 템플릿으로 저장해두기
- “이메일 초안 생성 → AI 요약 → 마무리 다듬기” 순서로 자동화 루틴 구성
- 외국어 메일 작성 시: “영어로 번역해줘 + 비즈니스 톤으로” 활용
6. 한글 & 영어 이메일 동시에 관리
Notion AI는 한글과 영어를 모두 지원하므로 이메일을 양쪽 언어로 작성하거나, 번역 후 자연스러운 문장으로 다듬는 것도 가능합니다.
예시 프롬프트: “다음 한글 이메일을 영어로 번역해줘. 해외 파트너에게 보내는 비즈니스 메일로 자연스럽게 써줘.”
매일 쓰는 이메일, 이제는 AI에게 초안을 맡기고 당신은 핵심 메시지와 전략에 집중하세요.
Notion AI는 단순한 글쓰기 보조를 넘어, 실무 효율을 높이는 커뮤니케이션 도구로 자리 잡고 있습니다.
다음 글에서는 Notion AI로 작성한 문서를 SEO 콘텐츠로 활용하는 방법을 소개하겠습니다. 애드센스 블로그 운영자라면 반드시 알아야 할 실전 노하우가 담겨 있습니다!